Pencatatan dan Pelaporan

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

   Sesuai dengan sistem Kesehatan Nasional, upaya kesehatan diselenggarakan melalui  upaya kesehatan Puskesmas, peran serta masyarakat dan rujukan upaya kesehatan.Puskesmas mempunyai pungsi sebagai pusat pengembangan peran serta masyarakat, pusat pembinaan kesehatan masyarakat dan pusat pelayanan kesehatan masyarakat.Berdasarkan perkembangannya maka dalam pelayanan kesehatan masyarakat, aspek kuratif dan prepentif tidak dapat dipisahkan. Hal ini berarti dalam mengembangkan sitem pelayanan kesehatan di Indonesi kedua aspek ini tidak boleh dipisahkan, baik di rumah sakit maupun di puskesmas. Departemen Kesehatan menyiapkan rencana induk pelayanan kesehatan terpadu di Indonesia. Akhirnya pada tahun 1968 dalam rapat kerja kesehatan nasional, dicetuskan bahwa Puskesmas adalah merupakan sitem pelayanan kesehatan terpadu yang kemudian dikembangkan oleh pemerintah (Departemen Kesehatan) menjadi Pusat Pelayanan Kesehatan Masyarakat (Puskesmas).  Puskesmas disepakati sebagai unit pelayanan kesehatan yang memberikan pelayanan kuratif dan prefentif secara terpadu, meneluruh dan mudah dijangkau dalam wilayah kerja kecamatan atau sebagian kecamatan, dikotamadya atau kabupaten. 

 Selanjutnya puskesmas juga dilengkapi dengan  piranti manajerial  yaitu statifikasi puskesmas guna penilaian puskesmas, micro Planning untuk perencanaan dan lokakarya mini (lokmin) untuk pengorganisasian kegiatan dan pengembangan kerjasama tim dan program paket terpadu kesehatan dan keluarga berencana (posyandu) untuk pertanggung jawaban puskesmas terhadap pelayanan masyarakat.

Dalam rangka membina petugas kesehatan untuk dapat bekerjasama dalam tim sehingga dapat melaksanakan fungsi puskesmas dengan baik dikembangkanlah sebuah metode yang dikenal dengan Lokakarya Mini Puskesmas.  Lokakarya Mini Puskesmas merupakan suatu pertemuan antara petugas puskesmas dan petugas puskesmas dengan sektor terkait (lintas sektoral) untuk meningkatkan kerjasama tim, memantau cakupan pelayanan puskesmas serta membina peran serta masyarakat secara terpadu agar dapat meningkatkan fungsi puskesmas.

1.2  Tujuan

1.2.1 Tujuan Umum: 

 Tersedianya data dan informasi yang akurat, tepat waktu dab mutakhir secara periodik dan teratur untuk pengelolaa kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi.SP2TP bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (didalam dan diluar gedung)dapat dicatat serta dilaporkan kejenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolan upaya kesehatan masyarakat

1.2.2. Tujuan Khusus:

1. Tersedianya data yang meliputi keadaan fisik, tenaga, sarana dan kegiatan pokok puskesmas yang akurat, tepat waktu dan mutakhir secara teratur
2. Terlaksananya pelaporan data secara teratur ke berbagai jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan dengan menggunakan format yang telah ditetapkan secara benar, berkelanjutan dan teratur sesuai dengan peraturan yang berlaku
3. Digunakan data tersebut untuk mengambil keputusan dalam rangka pengolahan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas diberbagai tingkat administrasi.

1.3  Manfaat

Penulis dapat mengaplikasikan ilmu yang telah didapatkan selama pendidikan.

1.4  Metode

Metode yang digunakan,penulis menggunakan metode penelitian dengan cara mencari informasi dari buku dan internet

BAB II

PEMBAHASAN

            2.1 Pengertian Pencatatan Dan Pelaporan

Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktifitas dalam bentuk tulisan. Pencatatan dilakukan di atas kertas, disket, pita nam, pita film. Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara. Selanjutnya untuk melengkapi pencatatan setiap kegiatan yang dilakukan diakhiri dengan pembuatan laporan.

 Pelaporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan dengan kegiatan tertentu

.Pencatatan (recording) dan pelaporan(reporting) berpedoman kepada sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP).

Beberapa  pengertian dasar dari SP2T4P menurut DepKes. Ri (1992) adalah sebagai berikut:

1.  Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatn di puskesmas termasuk puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI no.63/Menkes/SK/II/1981
2. Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen yang saling berkaitan, berintegrasi dan mempunyai tujuan tertentu
3. Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan pelayanan kesehatan puskesmas, untuk menghindari adanya pencatatan dan pelaporan lain yang dapat memperberat beban kerja petugas puskesmas.
4. Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang di tetapkan.
5. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulanan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang di tetapkan
6. Pencatatn dan pelapopran rekapitulasi kegiatan yang di selenggarakan setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan, serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulanan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah di tetapkan.

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) didalam pelaksanaannya masih terbatas pada data yang merupakan hasil dari interaksi antara masyarakat dengan fasilitas kesehatan. SP2TP/SIMPUS dapat juga membantu dalam perencanaan program-program kesehatan di puskesmas. Namun dalam kenyataannya belum berjalan seperti yang harapkan, bahkan kehadiran  sistem pencatatan dan pelaporan di puskesmas dilihat sebagai suatu hal yang cukup membebani petugas puskesmas. Evaluasi dilakukan untuk mengkaji pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan di Puskesmas, menemukan masalah-masalah yang dihadapi baik dari aspek teknis dan non teknis.

2.2 Manfaat Pencatatan dan Pelaporan

1. Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat,provinsi,dan kab/kota

2. Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan tenaga kesehatan

3. Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan

4. Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil

2.3 Tujuan Pencatatan Dan Pelaporan

·         Tujuan umum:

Sistem pencatatan dan pelaporan bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas(di dalam dan di luar gedung) dapat di catat serta di laporkan ke jenjangselanjutnyasesuia dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat.

·         Tujuan Khusus

1.      tercatatanya semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai kebutuhan secara benar, berkelanjutan , dan teratur.

2.      Terlaporkannya data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan dengan menggunakan format yang telah di tetapkan secara benar, berkelanjutan dan teratur.

3.      Menciptakan kondisi yang efektif dan efisien sehingga tidak terjadi tumpang tindih dan kesenjangan.

2.4 Metode Penelitian Dalam Pencatan Dan Pelaporan

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, dengan rancangan studi kasus dengan menggunakan metode kualitatif, maksudnya adalah untuk menggali informasi sebanyak-banyaknya dan secara detail pada proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas.

2.5 Hasil Penelitian Dalam Pencatatan Dan Pelaporan

Proses pelaksanaan SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan, mengalami berbagai hambatan, khususnya yang berkaitan dengan pengetahuan dan perilaku para pengelola dan pengguna data, yang kurang mendukung terhadap keberhasilan SP2TP. Kualitas aspek teknis yakni penguasaan tentang SP2TP, proses datanya, sarananya serta kapasitas SDM belum memadai dan mendapat perhatian sebagaimana mestinya. Aspek sistem dalam konteks organisasional yang berkaitan dengan aspek perilaku khususnya menyangkut dengan peran, tugas dan tanggung jawab yang diwujudkan lewat sikap, motivasi dan tindakan nyata dalam pelaksanaan SP2TP dan pemanfaatan data secara konsisten belum nampak.

2.6 Ruang lingkup

• SP2TP di lakukan oleh semua puskesmas termasuk puskesmas pembantu dan puskesmas keliling
• Pencatatan dan pelaporan tercakup:  data umum dan data demografi wilayah kerja puskesmas, data ketenagaan dipuskesmas, data sarana yang dimiliki puskesmas dan data kegiatan pokok puskesmas meliputi 18 upaya pokok puskesmas baik di dalam atau di luar gedung
• Pelaporan dilakukan secara periodik (bulanan,tribulanan, semester dan tahunan.

2.7 Macam-macam Pencatatan

Model naratif atau narasi.

Sering di sebut tekhnik pencatatan yang berorientasi pada sumber data.

·         Keuntungan:

1.      Sudah di kenal

2.      Udah di kombinasikan dengan cara dokumentasi lain

3.      Jika di tulis dengan tepat bisa mencakup seluruh keadaan pasien

4.      Mudah di tulis

·         Kekurangan

1.      tidak terstruktur dan simpang siur datanya.

2.      Perlu banyak waktu

3.      Terbatas dengan kemampuan pelayanan kesehatan

4.      Informasi sulit untuk jangka panjang

Naratif adalah model lama, tradisional yang paling fleksible. Sistem pencatatan naratif cara penulisannya mengikuti dengan ketat urutan kejadian atau kronologis. Dengan cara naratif ini tiap institusi mempunyai kebijakan sendiri dalam sistem pencatatan.

2.8 Pengelolaan Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan

Semua kegiatan pokok baik di dalam gedung maupun di luar gedung puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus di catat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang telah di tetapkan SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagi berikut.

1.      Rekam Kesehatan  Keluarga(RKK)

Kegunaan untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu keluarga. Penggunaan dalam anggota keluarga yang mengindap salah satu penyakit misalnya penderita TBC paru,Kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko tinggi.

2.      Kartu rawat jalan

Merupakan kartu untuk pencatatan identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.

3.      Kartu indeks penyakit

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien , riwayat dan perkembangan penyakit

4.      Kartu Ibu

Merupakan  alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan dan riwayat kehamilan sampai kelahiran

5.      Kartu anak

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif, promotif, kuratif, dan rehabilitative yang di berikan kepada balita dan anak pra sekolah

6.      KMS balita, anak sekolah

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pelayanan  dan pertumbuhan yang di peroleh balita dan sekolah.

7.      KMS ibu hamil

Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang di terima ibu hamil.

8.      KMS usia lanjut(USILA)

Merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik maupun psikososial dan di gunakan untuk memantau kesehatan, deteksi dini penyakit, dan evaluasi kemajuan kesehatan USILA.

9.      Register

Merupakan formulir untuk mencatat dan merekap data kegiatan baik di dalam maupun di luar gedung puskesmas, yang telah di catat di kartu dan catatan lainnya

Ada beberapa jenis register sebagai berikut:

1.nomor indeks pengunjung puskesmas

2. rawat jalan

3. register kunjungan

4 register rawat inap

5.register KIA dan KB

6. register kohort ibu dan balita

7. register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi

8. register penimbangan balita

9. register imunisasi

10. register gizi

11.Register kapsul beryodium

12. register anak sekolah

13 sensus harian kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi , dan penyakit.

            Pelaporan

            Sesuai dengan keputusan Direktur Jenderal Pembinaan Kesehatan Masyarakat No. 590/BM/DJ/INFO/V/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan februari sampai dengan desember dalam tahun yang sama

                       

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktifitas dalam bentuk tulisan. Pencatatan dilakukan di atas kertas, disket, pita nam, pita film. Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara. Selanjutnya untuk melengkapi pencatatan setiap kegiatan yang dilakukan diakhiri dengan pembuatan laporan.

 Laporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan dengan kegiatan tertentu

.Pencatatan (recording) dan pelaporan(reporting) berpedoman kepada sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP).

Ruang lingkup

• SP2TP di lakukan oleh semua puskesmas termasuk puskesmas pembantu dan puskesmas keliling
• Pencatatan dan pelaporan tercakup:  data umum dan data demografi wilayah kerja puskesmas, data ketenagaan dipuskesmas, data sarana yang dimiliki puskesmas dan data kegiatan pokok puskesmas meliputi 18 upaya pokok puskesmas baik di dalam atau di luar gedung
• Pelaporan dilakukan secara periodik (bulanan,tribulanan, semester dan tahunan.